Frage:
Wie kann ich einzelne Dokumente lese- und / oder schreibschützen?
Antwort:
Die Funktionalität „Dokumentenschutz“ erfüllt die gewünschte Anforderung.
Der Dokumentenschutz gibt dem Kunden die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Dokumente einzuschränken. Ein Dokument kann so geschützt werden, dass das Ändern und / oder das Lesen nur für bestimmte Benutzer möglich ist. Der Zugriff wird über das bestehende Konzept der Berechtigungsgruppen geregelt. Der Verfasser eines Dokumentes kann über ein neues Kontextmenü der Dokumentenschaltfläche bestimmen, welche Benutzergruppe das Dokument lesen und welche das Dokument verändern kann. Wer nicht Mitglied der ausgewählten Gruppe ist, kann entweder das Dokument nicht verändern oder er kann es gar nicht öffnen.
So sieht das Kontextmenü einer Dokumentenschaltfläche, wenn das Feature freigeschaltet ist, aus:
Mit der oben abgebildeten Einstellung legt man fest, dass nur Mitglieder der Berechtigungsgruppe „Fakturierung“ das aktuelle Dokument lesen können.
Wichtig: der Datensatz ist weiterhin für alle Benutzer sichtbar, es geht hier ausschließlich um das Dokument!
So sieht der Datensatz für einen Benutzer aus, der das Dokument nicht lesen kann:
Der Dokumentenschutz eignet sich für Kunden, die Dokumente in der Datenbank speichern, die nicht für alle Mitarbeiter zugänglich sein sollen.
Der Dokumentenschutz wird in orgAnice Pi und CRM über einen zusätzlichen Featurecode in der Lizenznummer freigeschaltet -> der Kunde braucht eine neue Lizenznummer. Die Lizenznummer muss bei orgAnice Pi nach der Anzahl der Benutzer die Buchstaben „DP“ (Document Protection) beinhalten. Beispiel:
OFFICE-3.1-015DP-20040831-000001-2521 2213
Das ist eine Lizenznummer für 15 Benutzer, die mit dem Dokumentenschutz arbeiten können.
Der Preis für die Freischaltung beträgt 50€ netto pro User (also 15 x 50 = 750€ bei einer 15-User-Lizenz).
Ab orgAnice CRM 2008 ist der Dokumentenschutz standardmäßig enthalten